社内・社外の英語メールを書くとき、どうしたらいいか意外とわからないことは多いです。もしくは知らずに書いているケースが散見されます。
今回は、『失敗しない英語ビジネスメールの基本シリーズ②』として、メールの書き出しの書き方をご紹介します。時間がない方は、目次で例文を一括で見ることも可能です！
なぜスマートなビジネス英語メールが必要？
こちらは、初回のコラムでご案内しました！
スマートな挨拶文
日本語でもクッション言葉や、季節の挨拶、という表現がありますが、英語にも存在します。
代表的なのはこちらです。
Hope this email finds you well.
和訳「お世話になります」「お疲れ様です」（意訳）
こちらは、日本語の「お世話になります」「お疲れ様です」に該当するようなニュアンスで使える表現です。
丁寧な表現のため、社内・社外、上司・部下、など関係なく、幅広く使えます。
主語 (I/We) は省略可能です。
超直訳は「このEメールがあなたが元気でいらっしゃることを見つけてくれると良いのですが」みたいな感じです。
Hope you had a great weekend.
和訳「良い週末をお過ごしになられたらよろしいのですが」
月曜に送ることができる書き出しです。相手のプライベートを思いやり、距離を縮めることができる挨拶文です。
初めて送る相手におくると変ですので、2回目以降のやりとりで使用しましょう。
主語 (I/We) は省略可能です。
その他、 weekend は、季節的な他の日を入れることもできます。
例
- 【クリスマス休暇】Hope you had great Christmas holidays!
- 【正月・年末年始休暇】Hope you had great New Years holidays!
It was so nice to meet you yesterday.
和訳「先日はお会いできて光栄でした」
一度、対面で会った時に入れることができる挨拶文です。
Greetings from Tokyo!
和訳「東京から こんにちは！」
変化球バージョンです。海外など、自分の都市以外にいるクライアントや同僚に送る場合に、利用します。同じ都市にいる人に送るとおかしいので 避けましょう。
少しカジュアルな表現なので、受取手の性格や立場を多少考慮しましょう。
自分紹介 の書き出し英語メール
My name is Taro from ABC Company.
簡単なようで一番変な書き方をしているケースが多いパートです。ポイントを3つを列記します。
ポイント1: I am~ より My name is ~ がベター
I am XXX from ABC company. という表現もあります。すでに取引があるクライアントや、相手が自分を知っている可能性が高い時は使っても良いです。一方で、「（あなたは私を）知っているだろうけれど」という隠れたオゴリのような馴れ馴れしいニュアンスがあると取られる恐れがあります。”I’m~ ” は、さらにカジュアルです。
できるビジネスマンなら、礼儀正しく、 My name is ~ から始める方が無難でしょう。
ポイント2: 名字はダメ
これが一番多く、恥ずかしい。
名乗る時に、名字を書く人がいますが、これは本来間違いで、大変おかしいです。そもそも外国人にとって、Tanaka が名字か名前かは判別できません。名字だけ使う国はありません。やめましょう。
普通はファーストネームだけです。どうしても名字を入れたい場合は、フルネームで書きましょう。
ポイント3: from で所属を足す
会社の他にも、部署や役職を伝えることも可能です。
感謝 の書き出し英語
Thank you for your response.
和訳「お返事、ありがとうございます。」
早い返事という表現は、 “your quick reply/response” の他に “your prompt reply/response” も使えます。
優しい言葉をかけてもらった場合は “Thank you for your kind words.” ということもできます。
Thank you so much vs. Thank you very much
日本の英語教育では、”Thank you very much.” を一番最初に習うらしいです。そのため、”very much”を使う方が多いですが、少々ドライな感じや、場面によっては嫌味になったりする表現で、私はビジネスには使いません。
相手のアクションに何か感謝を深く伝えたい場合は、 Thank you so much を使いましょう。これは、自分の予測を超えたモノに関する感謝の表現です。例えば複雑な案件に関して、相手がサポートをしてくれて、本当に感謝したい時。そんな時は利用しても良いです。
ただ、長い挨拶文はスマートではないです。「お返事ありがとうございます」くらいのトーンであれば、毎度 very much や so much は入れなくて良いでしょう。
メール目的をアピールする 書き出し
英語メールは、簡潔明瞭が一番。出だしから、メールを送った目的を説明することは良いことです。
I am writing this email to ~
和訳「XXのためにメールしております」
不定詞 to の後には動詞が入ります。
- 問い合わせる (inquire)
- お知らせせる (inform)
- ご報告する (let you know)
This email aims to ~
和訳（直訳） 「このEメールは XXする目的でお送りしております」
少し堅苦しく、業者のような表現ですが、こちらも利用できます。
感情を表現する 書き出し
We or I ?
慣れていないと主語が全て 一人称単数 (I/my/me/mine) になりがちです。一人称複数 (We/our/us/ours) を適切に使えることによって、より洗練されたビジネストークになります。
ざっくりいうと
会社を代表して感情を表現する場合は、 一人称複数 を使います。例えば、会社と会社の契約、カスターマーサービスなどがです。
営業担当やコンサルタント・弁護士などとして、一個人としての見解や感情を表現する場合は、一人称単数 で良いでしょう。
感謝・喜び
ほんの一例ですが、簡単に解説します。
1が一番フォーマル寄りで、４が一番カジュアルです。英語は、主語を人間以外にすると、客観性が増してよりビジネスライクな表現になります。pleased より delighted の方が子供もよく使う単語です。happy も問題ありませんが、相手と距離が近いときに使うとよいでしょう。
謝罪・残念
1: 本来は I am sorry for xxx ですが、I am は、省略されることが多いです。
2: 後ろに動詞が来る場合は、to でつなぎます。この際は、主語・動詞を残しておくほうがよいでしょう。
3: 文頭には、my/our が隠れています。省略可能です。
4: こちらは、本当に申し訳ない気持ちを表現する際に利用します。返信の遅れや間違いではなく、先方に迷惑をかけたり、不都合を発生させてしまう場合に、使いましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、ほんの一例ですが、知っておくとスマートなメール書き出し表現をご紹介しました。
ビジネス英語メールは、「シンプル」・「簡潔」。スマートな英語で、ビジネス成功の足がかりにしましょう。
勉強になった〜って人は記事をシェアしてね
aa
＼ ☺️ クリック お願いします ☺️ ／
ランキング参加中！いろんな情報ブログが見られます
