社内・社外の英語メールを書くとき、どうしたらいいか意外とわからない方は多いです。もしくは知らずに書いているケースが散見されます。
今回は、『失敗しない英語ビジネスメールの基本シリーズ① 宛名』書き方をご紹介します。
なぜスマートなビジネス英語メールが必要？
グローバルビジネス社会とはシビアなもの。英語ができないというだけで舐められてはたまりません。
スマートな英語メールには、こんなメリットがあります。
- 信頼をはやく築く
- 英語ができないと舐められない
- 自分（と相手）の生産性を上げる
スマートなビジネス英語メールの基本は、「シンプル」「完結」
仕事ができるグローバルビジネスマンは、だらだらと長いメールを書きません。
- シンプル
- 完結
- 要点だけ
究極にいうと、件名に用件だけで、中身は空メール、なんていうことも多く送ります。欧米のビジネス文化では、よくあることです。
根本的なルールは、「できるだけ短く書く」ということをしっかり覚えておきましょう。
相手の名前は、氏？名？
パターンによって使い分けます。国にもよりますが、一般的には下の名前です。しかし、失敗しないビジネスメールと考えると、最初は名字で送ることがいいです。なぜなら、名字がフォーマルだからです。
名字で送る一例 (Ms. Johnson)
名字には、必ずタイトル (Mr. / Ms. / Mrs. / Professor /Doctor, etc…)をつけます。Miss (未婚の女性タイトル)は避けます。
- ビジネスパートナー、目上の方へ初めてメールするとき
- シリアスな内容を送るとき
- まだ「名前で呼んで」と言われていないとき（←結構）
- 送られたメールの締めくくりが、名字の名前だった場合
最後のポイントだけ補足します。時々、何か怒っていたりプライドが高い人は、自分の名前を “Mr. (Ms.) XXX”と締めくくってくる時があります。また、大学教授などは、たまに自分の名前を “Professior XXX” と締めくくってくることがあります。その場合、あなたの返信が “Hi Michael!” なんてなってしまうと大変失礼に当たって失敗します。名字や役職名で呼びなさいという意思表示です。下の名前での返信は避けましょう。
名前で送るとき（例） “Hanna”
- 「名前で呼んで」と許可されたとき
- ２回目以降のカジュアルなメールのとき
- 受信者と距離を縮めたいとき
- 一つ前のメールの最後に Hannaよりと書いてあったとき
フォーマルな、書き出しは、 “Hello XXX, “
基本的な英語メールの書き出しは、礼儀正しく基本形からまず入りましょう。
Hello Ms. Johnson,
Hope this email finds you well. My name is XXX from ABC Company. ….
ポイント
- Helloと宛名の間にスペース
- タイトルのあとはスペース
- 名前の後は、「 , (カンマ）」を入れる
- 改行する
日本人がやりがちなダサい間違い
- Hello. だけ。最悪のパターン
- Helloの後に、ピリオドやカンマを入れる
“Hi XXX,” もOK
Hi Ms. Johnson,
と書くことも可能です。フォーマル感が薄れるため、受信者の性格や役職を考えて使うかどうかを判断しましょう。例えば、まだあったことがない取引先の重役の方に送る場合は、Hello が最適です。
その後、「名前で呼んで！」と言ってもらえればそれは会話のネタになりますし、距離を縮めるきっかけにもなります。
おすすめできない “Dear XXX,”
Dear Ms. Johnson,
アジア圏やラテン系の方が好んで使う “Dear”。間違いではありません。ただし、馴れ馴れしく、個人的には、幼稚に感じます。ビジネスで対等な信頼関係を得たいならば、“Dear” は避けたほうが良い書き出しです。特に、男性が送ってくる場合、ちょっと気持ち悪いなっていうか、英語知らないんだな、って個人的に思います。（ごめんなさい）
初めてメールを送る時、特に外部取引先や目上の方には、使うことを避けましょう。ちなみに、私は基本使いません。
しかし、こんなときならOKです。
- カスタマーサービスなどで、お客様に親しみを感じて欲しいとき
- 感謝を伝えるとき
- 気心が知れた同僚・友人に送るとき
- 部下との距離感を縮めたいとき
本当は、名前だけでいい
Hanna,
Ms. Johnson,
英語メールの基本は「シンプル」「完結」です。実は、名前を打つだけでも全く問題ありません。（Dearより1,000倍いいです！）
まとめ
いかがでしたでしょうか？
- ビジネスメールはとにかく「短く」「完結に」。書き出しも同じ
- “Hello Mr. (Ms.) XXXX, “で書き出すのがフォーマル
- コンマやピリオドの有無に注意
書き出しから「ダサ！」って思われて失敗しないよう、スマートな英語メールを書きましょう。
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